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Der Dschungel der Projektplanungstools & die Insel Barbuda

Projektplanung, Ressourcenplanung, Projektverwaltung, langfristige Kapazitätsplanung usw. – im PM Alltag benötigt man viele Tools. Dadurch gibt es viele Schnittstellen. In den nunmehr 10 Jahren queo-Geschichte hat sich so einiges entwickelt und verändert (u.a. die Mitarbeiterzahl!). Diese Entwicklungen hatten auch maßgebliche Auswirkungen auf unsere Anforderungen an Tools zur Projektplanung, was uns schließlich zur Eigenentwicklung „Barbuda“ geführt hat.

Heute zeigen wir euch unseren, manchmal steinigen, Weg dorthin und die Funktionalitäten des Tools. Denn vielleicht stand / steht ja der ein oder andere vor ähnlichen Problemen?

Vorab zunächst ein paar Worte zu den Besonderheiten von queo im Kontext der Projektplanung. Die queo group besteht ja bekanntermaßen aus zwei Geschäftsbereichen, der Agenturmarke queo und dem Dienstleister für individuelle Softwarelösungen queoflow. Um jederzeit einen Überblick über die Auslastung aller Mitarbeiter der queo group zu erhalten und die Kapazitäten im Gesamtkontext aller Projekte zu planen und zu steuern, haben wir die Notwendigkeit erkannt, eine einzige Datenbasis zu nutzen und auf dieser aufbauend die gesamte queo group mit ihren beiden Marken einheitlich zu steuern.

Kommt mit auf eine kleine Reise:
Projektplanung bei queo im Laufe der Zeit

Im Folgenden möchte ich euch gern auf eine kleine Reise mitnehmen, nämlich die, die queo auf dem Weg zur Eigenentwicklung Barbuda durchlaufen hat. Auf dieser Reise könnt ihr vor allem entdecken, warum wir die Eigenentwicklung als Lösung für unsere Anforderungen sehen und dass wir auch jetzt noch nicht ganz am Ziel sind – denn Barbuda 2.0 steht schon in den Startlöchern. Aber dazu später.

Projektplanungstools_queo_im_Zeitverlauf

Abb. 1: Eingesetzte Projektplanungstools zu den verschiedenen Planungszwecken im Zeitverlauf

Auf der Reise möchte ich gern auf die verschiedenen Routen eingehen, die wir dabei berücksichtigen mussten, konkret die verschiedenen Planungszwecke (siehe Abb. 1). Da haben wir zunächst, wie auch die meisten anderen Unternehmen, den Zweck der Projekt- und Stammdatenverwaltung sowie die Buchhaltung, wofür in der Regel ERP Systeme wie SAP, Oracle oder in unserem Fall Sage eingesetzt werden.

Im Sinne der Projektplanung gilt es, die einzelnen Ressourcen, also die Mitarbeiter selbst, für die verschiedenen Projekte einzuplanen und demnach ihre Wochenaufgaben zu strukturieren. Hierbei sprechen wir von der „Wochenplanung“. Gerade aus Kunden- und PM-Sicht ist es jedoch für den sauberen Durchlauf eines Projektes unerlässlich, einen Projektplan anzulegen und somit befinden wir uns auf der Route der Projektplanung.

Es gibt jedoch auch eine kumulierte Sichtweise, nämlich die langfristige Kapazitätsplanung. Und diese ist von ganz entscheidender Bedeutung. Legt man nämlich alle Projektpläne und die zur Verfügung stehenden Ressourcen über einen mittelfristigen Zeitraum übereinander, so erhält man eine Einschätzung wie die Auslastung des Unternehmens in den nächsten Monaten sein wird. Dies ist sehr wichtig, um rechtzeitig Engpässe oder auch Personalüberschuss erkennen und entsprechend reagieren zu können. Um Fehlsteuerungen zu vermeiden, ist dabei eine gute Planungsqualität Voraussetzung.

Eine letzte Dimension, die für die queo group als Projektdienstleister relevant ist, stellt die Erfassung der Projektzeiten dar. Unsere Mitarbeiter dokumentieren nämlich alle Aufgaben, die sie erledigen sauber in einer elektronischen Zeiterfassung. Hierüber ist es möglich, die von den Mitarbeitern geschätzten Aufwände mit den tatsächlich entstandenen Aufwänden zu vergleichen und zu evaluieren, wie erfolgreich ein Projekt war.

Ihr seht also, es herrscht ein ganz schönes Dickicht an Planungsdaten. Wie haben wir das in der Vergangenheit nur ohne Barbuda gemacht?

Angefangen hat also alles im Jahr 2005 als queo zusätzlich zu den Geschäftsführern und Gründungsmitgliedern die ersten Mitarbeiter einstellte. Zu der Zeit wurde die Projektverwaltung noch in Excel durchgeführt und die Mitarbeiter wurden von Woche zu Woche ebenfalls in Excel geplant. Pro Mitarbeiter wurden die zu erledigenden Aufgaben in den verschiedenen Projekten und die Gesamtauslastung der Person gezeigt. Dies funktionierte ungefähr bis zum 20. Mitarbeiter, aber dann wurde es zu unübersichtlich.

Nach dem anfänglichen Wachstum und einer stetig steigenden Anzahl von Projekten wurde 2008/2009 das ERP System Sage eingeführt, welches wir bis heute nutzen. Die Wochenplanung der Mitarbeiter wurde auf die Software Win-Plantafel umgestellt (siehe Abb. 2). Eine Win-Plantafel zeigte die wöchentlichen Aufgaben für alle Mitarbeiter des Unternehmens und bot so eine deutlich übersichtlichere Darstellung der Wochenplanung.

Abb. 2: Wochenplanung bei queo mit Hilfe von Winplan-Tafeln von 2008 bis 2010

Abb. 2: Wochenplanung bei queo mit Hilfe von Winplan-Tafeln von 2008 bis 2010

Doch sie brachten auch einen erheblichen Haken mit sich: sie waren statisch. Einmal geplant, wurde ein PDF generiert, was wie in Stein gemeißelt war. Doch jeder, der schon mal im Projektkontext gearbeitet hat, weiß, dass Pläne die unliebsame Eigenschaft haben, sich allzu schnell zu verändern, da sie an dynamische Begebenheiten angepasst werden müssen. Ein weiterer Haken war, dass keinerlei Schnittstelle bzw. gleiche Datenbasis zwischen den Winplan-Tafeln und dem ERP-System bestand. Somit musste alles händisch in zwei Systemen gepflegt werden.

Um das Jahr 2008 herum begann queo außerdem, eine langfristige Kapazitätsvorschau in Excel durchzuführen. Hierbei wurden die einzelnen Projekte manuell aggregiert und eine Auswertung pro Mitarbeiter durchgeführt, um einen Überblick über die künftige Auslastungssituation zu erhalten. Klarer Nachteil: sehr hoher Aufwand, Anpassung durch jeden PM nötig und keine Verbindung zu den Stammdaten und der Wochenplanung.

Ab 2010 begann queo die Projektplanung mit MS Project zu bewerkstelligen. Hierbei wurden die Projektabläufe visualisiert, was als Planungsübersicht für PMs und Kunden diente. Fortan plante also jeder PM all seine Projekte über MS Project. Vor diesem Hintergrund ging man noch einen Schritt weiter und entwickelte eine Systematik, um die langfristige Kapazitätsvorschau zu optimieren: Die Daten aller Projektpläne wurden in MS Project aggregiert. Aus diesen Daten wurde in einem Ressourcenpool angezeigt, wie stark welcher Mitarbeiter mit welchen Projekten künftig ausgelastet sein wird. Doch auch hiermit waren Nachteile verbunden, die später nicht mehr tragbar waren. Es war ein stark formalisierter Prozess, der akribisch ausgeführt werden musste. Bei Nichteinhaltung konnte es leicht zu Fehlsteuerungen kommen, da die Planungsdaten dann keine Validität mehr garantieren konnten.

Kurzes Zwischenfazit:

Dem ein oder anderen mag es vielleicht schon deutlich geworden sein. Die verschiedenen Planungszwecke konnten über die bisher eingesetzten Tools einfach nicht in zufriedenstellendem Maß abgedeckt werden.

  • Mangelnde Korrelationen zwischen den Systemen und verschiedene Datenbestände
  • Hoher Formalisierungsgrad
  • Hoher personeller Aufwand zur Pflege der Systeme
  • Unzuverlässige Planungsdaten bei Nichteinhaltung der Planungsprozesse

Es musste einfach was Neues her. Und so traten wir den Weg raus aus dem Dschungel hin zu unserer Insel Barbuda an.

Was ist denn nun das Tolle an Barbuda und was kann es überhaupt?

Einer der Kernpunkte, die für Barbuda sprechen, ist, dass es auf ein und dieselbe Datenbasis wie unser ERP System und viele andere interne Systeme zugreift – doppelte Pflege von Daten adé! Wir haben also ein System geschaffen, mit dem wir die Wochenplanung, die Projektplanung und die langfristige Kapazitätsvorschau abdecken können.

Außerdem macht es einfach Spaß damit zu arbeiten – aber seht selbst.

Abb. 3: Wochenplanung mit Barbuda aus Mitarbeitersicht

Abb. 3: Wochenplanung mit Barbuda aus Mitarbeitersicht

In der Wochenplanung können Projekte und/oder Projektvorgänge bei den entsprechenden Mitarbeitern in ihre Arbeitswoche eingeplant werden. Diese Planung führt jeder PM für alle seine Projekte durch. Am Ende der Woche werden dann pro Team für jeden Mitarbeiter die Planung geprüft und ggf. Anpassungen durch den Fachteamleiter in Rücksprache mit den PMs vorgenommen.

Abb. 4. Wochenplanung mit Barbuda aus Projektsicht

Abb. 4. Wochenplanung mit Barbuda aus Projektsicht

In der Ansicht Wochenplanung aus Projektsicht kann der PM schnell eine Übersicht erhalten, welche Projektvorgänge bereits geplant sind und welche ggf. noch fehlen. Außerdem gibt es eine praktische Übersicht über alle geplanten Vorgänge eines PM, also projektübergreifend, sodass dieser jederzeit im Bild ist, ob noch Vorgänge in der Planung fehlen.

Abb. 5 Projektplanung mit Barbuda

Abb. 5 Projektplanung mit Barbuda

Im Bereich der Projektplanung lässt sich ein Projektplan auf schnelle und unkomplizierte Weise erstellen. Man wählt das betreffende Projekt aus und alle Projektphasen und hinterlegten Zeiten werden automatisch aus dem ERP System importiert. Die Projektphasen und Belegwerte wurden zur Angebotserstellung mit Abaco im Vorfeld ohnehin bereits eingepflegt. Hiervon kann nun bei der Projektplanung profitiert werden. Jeden Projektvorgang kann man nun zeitlich eintakten und sogar Teams oder bestimmte Mitarbeiter, die in den einzelnen Projektphasen arbeiten werden, hinterlegen. Der fertige Projektplan kann schließlich mit einem Klick in die Wochenplanung überführt werden und erscheint fortan in der Wochensicht der entsprechenden Mitarbeiter.

Auf dieser Planung der Projekte basiert schließlich die langfristige Kapazitätsvorschau. Dadurch, dass frühzeitig nach Angebotsabgabe alle Projekte in der Projektplanung geplant werden, erhält die Geschäftsführung jederzeit einen realistischen Überblick über die künftige Auslastung des Unternehmens. Natürlich ist es nicht immer gewiss, ob eine Auftragsbestätigung auf das Angebot folgt. Aus diesem Grund wird zu jedem Projekt ein Wahrscheinlichkeitswert im ERP System vermerkt. Dieser Prozentsatz wird mit dem Projektumfang multipliziert. Über die Kumulation aller Projekte mit ihren jeweiligen Eintrittswahrscheinlichkeiten lässt sich so ein realistischer Blick in die Zukunft generieren.

Trotz alledem gibt es aktuell auch noch etwas Optimierungspotential, das sich im täglichen Umgang mit Barbuda gezeigt hat. Und da sind wir auch schon dran – Barbuda 2.0 befindet sich momentan in der Umsetzung.

Und was wird anders im neuen Barbuda 2.0?

1) Weiterentwicklung der Projektplanung

Eine wesentliche Veränderung in Barbuda 2.0 wird die Abschaffung der eigentlichen Wochenplanung sein. Aktuell ist es im täglichen Doing noch so, dass viele Punkte erst in der Wochenplanung selbst eingeplant werden und nicht über die langfristige Projektplanung. Künftig wird es nur noch eine Planung, die Projektplanung, geben und Projektpläne müssen nicht mehr in die Wochenplanung überführt werden. Die Wochenansicht zeigt fortan für eine Ressource alle Planning Items aller aktiven Projektpläne im Zeitraum einer Woche an. Bei Anpassungen in der Projektplanung kommt es zu Änderungen in der Wochensicht. Die neue Wochensicht der Mitarbeiter umfasst somit eine aggregierte Darstellung der Projektpläne für jeden Mitarbeiter in HTML.

Außerdem können in der Projektplanung künftig zu einer Phase im ERP-System verschiedene Vorgänge in Barbuda angelegt werden. Dies dient dazu, die Aufgaben und Phasen für die Mitarbeiter besser zu strukturieren.

2) Wochensicht für Mitarbeiter in HTML – Middle out

Eine weitere Neuerung ist die Verfolgung des Middle-Out Ansatzes. Hierunter verstehen wir im konkreten Fall die Auslagerung der Planung an die Mitarbeiter innerhalb definierter Grenzen. Die Mitarbeiter können sich somit künftig ihre Woche unter Beachtung von Deadlines selbst strukturieren.

Außerdem soll es künftig möglich sein, die Zeiterfassung auch mobil über das Smartphone zu steuern. Dies ist insbesondere in Meetings sinnvoll, in denen man die Zeiterfassung am Desktop Rechner sonst nur davor oder danach steuern kann.

3) Weiterentwicklung der langfristigen Kapazitätssteuerung / Ressourcenauslastung

Auch die Darstellung der künftigen Ressourcenauslastung wird in Barbuda 2.0 optimiert. Hierzu wird die Auslastung der Projektmitarbeiter angezeigt und eine Umverteilung von Aufgaben innerhalb eines Teams ermöglicht.

Die Aggregation aller Projektsichten zu einer Management-Sicht für die langfristige Ressourcenauslastung & -steuerung (pro Team, pro Ressource) erleichtert künftig die Steuerung des Unternehmens.

4) Zeitschätzung / Teammeeting (Forschungsprojekt Multi-Touch)

Bei der Entwicklung von Barbuda kooperiert queo auch mit der Technischen Universität Dresden. Im Rahmen eines Forschungsprojektes wird derzeit am Thema Kollaboration gearbeitet. Hierbei geht es darum, die zeitgleiche Arbeit an einem Multi-Touch Tisch zu ermöglichen, um beispielsweise Zeitschätzungen und Teammeetings intuitiv durchzuführen. Dies dient u.a. der Erleichterung der Aufgabenzuordnung und der Dokumentation von Meeting-Ergebnissen.

Fazit:

Barbuda erleichtert uns PMs aber auch den Mitarbeitern die Arbeit. Das Schöne an Barbuda ist, dass man es auch modular einsetzen und an verschiedene ERP-Systeme anbinden kann. Darum bietet queoflow Barbuda auch als Baukasten für individuelle Lösungen im Projektmanagement oder als Cloudlösung zur Miete. Schaut es euch doch mal an!


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