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Mit barbuda entspannt den Projektalltag meistern…

„Sandkörner zählen, Himmel blau färben, Sonne zentrieren…“ –  barbuda, unser eigens entwickeltes Tool für Projektmanagement und Projektportfolioplanung, begrüßt uns bei jedem Startenmit diesen tropischen Worten und begleitet unsere queospark-Projektmanager über den ganzen Arbeitstag.

barbuda-Anmeldescreen

Vor ein paar Jahren aus einem Forschungsprojekt entstanden, unterstützt uns barbuda mittlerweile täglich vom ersten morgendlichen Kaffee, wenn es darum geht den aktuellsten Projektstand zu verfolgen, bis zum ganzheitlichen Abgleich aller Projektpläne am Feierabend. Ob wir unsere PM-Software wirklich nach der Insel der Kleinen Antillen getauft haben, um ein wenig Karibikfeeling in die Büros zu bringen oder ob da eine ganz andere Geschichte dahinter steckt, bleibt erst mal unser Geheimnis. 😉

So oder so ist barbuda ein Allround-Talent und bietet uns die Möglichkeit unseren Projektalltag jederzeit entspannt zu meistern…

Schritt 1: Wo fange ich an…?

Bevor ein Projektplan überhaupt aufgestellt werden kann, müssen unsere Projektleiter prüfen welche Mitarbeiter – z.B. aus Grafik, Consulting und Entwicklung – zu den Aufgaben passen und welche überhaupt Zeit haben um für ein anstehendes Projekt mittel- bis längerfristig bereitzustehen. Bereits hier greift barbuda unter die Arme und ermöglicht mit der Darstellung der „Ressourcenplanung“ einen validen Überblick über die aktuelle Auslastungssituation.

Ressourcenplanung

Wer ist der passende Mitarbeiter entsprechend der Projektanforderungen und hat dieser eigentlich die benötigte Zeitkapazität? Mit einem Klick erhält man die Ansicht über alle relevanten und potenziellen Mitstreiter und inwieweit diese in Frage kommen könnten. Eine saftig grüne Farbe bringt einen PM zum Strahlen und verweist auf ausreichend Kapazität, Orange und Rot dagegen besagen jedoch „Überplanung“ und zeigen auf, dass der Projektmanager Gesprächsbedarf hat – und sich entweder eine interne oder externe Alternative suchen oder das Timing ändern muss.

Je umfangreicher und spannender ein Projekt ist, desto mehr freut sich der Projektmanager :). Denn interessante Aufgaben und viel Kreativität warten nur darauf umgesetzt zu werden. Bei aller Freude sollte man jedoch nicht vergessen auch die langfristigen Kapazitätssituationen der Kollegen/innen im Auge zu behalten. Auch hier unterstützt uns barbuda und bietet mit der Darstellung der „Langfristigen Planung“ einen Auslastungsüberblick weit mehr als über 20 Wochen im Voraus.

Langfristige Kapaplanung

Schritt 2: Nicht zu planen heißt Misserfolg zu planen!

Sobald die passenden Kandidaten auserkoren sind, geht es auch schon los. Dank der Schnittstellen zu unserem CRM- und ERP-System, ermöglicht barbuda das schnelle Anlegen eines Projektplanes auf Basis bereits bestehender oder eingepflegter Projektdaten. Projekte können mit barbuda in der „Projektplanung“ über Wochen genau angelegt und bei Bedarf schnell angepasst werden. Urlaubszeiten, Abwesenheiten und Überplanungen der gewählten Teammitglieder hat man so schnell und übersichtlich visualisiert.

Projektplanung

Jetzt geht’s auch schon ganz tief in die Projektplanung: Tasks, Subtasks, Meilensteine und Abhängigkeiten können geplant und bei Bedarf auch für Kunden in Form einer Excel-Übersicht exportiert werden.Die gesetzten Projektzeiten werden nach dem Speichern übernommen und gelangen automatisch und zeitgleich in die Wochenplanungen der jeweiligen Mitarbeiter.

Sollte man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, bietet das „Projektportfolio“ von barbuda die Möglichkeit sich einen Überblick über bestehende Projekte zu verschaffen, nach Kunden und beteiligten Teams zu filtern und somit vorausschauend zu planen um Projektkollisionen zu vermeiden.

Projektportfolio

Schritt 3: „Wo kann ich buchen?“ …

Neben unseren Projektleitern nehmen wir auch alle anderen Mitarbeiter mit nach barbuda. Eine Web-Ansicht ermöglicht auf praktische und einfache Weise nicht nur die Darstellung der eigenen Wochenplanung im favorisierten Browser, sondern auch die Zeiterfassung der geplanten oder ungeplanten Arbeitsaufgaben für die aktuelle Kalenderwoche.

Entsprechend der auszuführenden Aufgaben aus der Wochenansicht, erhält jeder Mitarbeiter seine individuelle To-do-Liste in der er jederzeit seine Zeiterfassung starten und stoppen, Kommentare hinterlassen und die Tasks als erledigt markieren kann. Die erfasste Zeit wird dank der Schnittstelle zurück an das CRM-System übermittelt und erspart somit doppelten Pflege- und Erfassungsaufwand für unsere Projektleiter. Spätestens hier offenbart barbuda seine zahlreichen Talente und fungiert nicht nur als Planungs-, sondern auch als Controlling-Tool. Man erhält einen Überblick über bereits gebuchte Zeiten und kann diese schnell in Relation zum Soll-Ist-Zustand setzen, um zu sehen ob man noch im zuvor kalkulierten Budget- und Zeitrahmen liegt und wie weit das Projekt fortgeschritten ist.

Doch was ist wenn einer unserer Mitarbeiter mal nicht im Büro ist und direkt bei einem Kundentermin oder bei der Anreise dahin im Zug auf barbuda zugreifen will? Für diese Fälle gibt es barbuda jetzt auch als App und das sowohl für Android und iOS als auch für Windows Phones.

Über die App-Entwicklung mit XAMARIN und die wichtigsten technischen Facts zur barbuda-Softwareentwicklung mit C#.net findet sich ab sofort im queoflow-Blog ein Interview mit unserem barbuda-Developer Daniel.

Schritt 4: Und wer bezahlt jetzt das Ganze?

Als ungewöhnliches Modul innerhalb eines Projektmanagement-Tools aber dafür umso nützlicher ist neben der Funktion der Zeiterfassung auch die Belegerfassung in barbuda integriert. Innerhalb der Web-Ansicht im Browser ermöglicht es zum einen die integrierte, digitale Erfassung unserer Eingangsrechnungen und zum anderen auch die Zuweisung an die verantwortlichen Projektinstanzen sowie die Freigabe durch diese.

Unsere Projektleiter können sich mit Hilfe von barbuda somit ganz auf ihre Planung und die Realisierung der Projekte konzentrieren sowie auch die administrativen Aspekte Ihres Projektmanagements im Auge behalten.

Einfache Ansichten und bekannte Handgriffe wie Drag&Drop, Rechtsklick usw. machen barbuda zu einem intuitiven, übergreifenden und schnell erfassbarem Tool – sowohl für Projektmanager, wie auch für alle anderen Teammitglieder. Man fühlt sich vielleicht nicht ganz wie unter Palmen, zumindest jedoch ähnlich entspannt wenn es um das Thema Projektmanagement und -planung geht :).


One thought on “Mit barbuda entspannt den Projektalltag meistern…

  1. Pingback: Projektmanagement mit barbuda | queoflow Blog

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